Retail Negotiator Guidance, The Book

Resensi: Panduan Negosiasi Bagi Negosiator

2011-02-03T20:10:00.002+07:00

(sebuah resensi oleh Ahmad Saefullah Kundo, BusinessWeek, 11 Agustus 2004)

Dalam dunia ritel, hubungan antara supplier dan retailer harus terjalin baik demi keuntungan optimal kedua belah pihak.

Judul: Retail Negotiator Guidance: menyingkap rahasia sukses global retailer
Penulis: Asep ST Sujana
Penerbit: Gramedia Pustaka Utama, 86 halaman

Dahulu, posisi supplier relatif dominan terhadap retailer dalam menentukan tingkat harga barang. Namun, sejak masuknya global retailer dalam bentuk hypermarket ke Indonesia, pola hubungan tersebut mulai berubah.

Dengan besarnya skala bisnis dan daya beli hypermarket yang tinggi serta profesionalitas mereka, supplier negotiator kini harus menyesuaikan diri dengan teknik negosiasi yang juga lebih profesional dan sistematis. Di sisi lain local retailer juga harus mampu bersaing dengan global retailer tersebut dalam memberikan harga semurah mungkin bagi konsumen. Di sini, peran retail negotiator dalam bernegoisasi dengan supplier juga menjadi amat penting. Berangkat dari kebutuhan terhadap panduan pola negosiasi yang baru tersebut beserta kiat-kiatnya, Asep ST Sujana, seorang praktisi modern ritel,mencoba membagi pengalamannya dalam buku Retail Negotiator Guidance - menyingkap rahasia sukses global retailer ini.

Sebelum memasuki teknik negosiasi, dalam bagian pertama, Asep menjelaskan terlebih dahulu pengertian mendasar tentang negosiasi. Juga diuraikan tentang tujuan dan manfaat negosiasi, dimana keberhasilan mendapatkan produk berkualitas dengan harga yang kompetitif dari supplier akan menentukan margin laba yang diperoleh toko ritel. Ditekankan olehnya, kemenangan dalam pertarungan negosiasi bukanlah dengan membuat pihak lawan tak berdaya, tapi merupakan "kemenangan bersama", dimana masing-masing pihak merasa diuntungkan. Ini hanya dapat dicapai dengan persamaan persepsi serta kesadaran terhadap kekuatan tawar masing-masing. Sedangkan untuk mewujudkan kesamaan persepsi tersebut, perlu pemahaman dan keterampilan berkomunikasi para negosiator yang mencakup beberapa tahapan proses.

Dan agar proses komunikasi itu optimal, ada persyaratan mendasar bagi seorang negosiator. Hal ini dijelaskan dalam bagian selanjutnya. Dikatakan Asep, seorang negosiator harus memiliki pemahaman yang baik terhadap alur pendistribusian produk dan logistik. Misalnya bagaimana mengurangi aktivitas returning (pengembalian barang ke supplier) dan breakage/wastage (kegiatan membuang barang karena kondisi tak terjual atau tak dapat dikembalikan) yang akan meningkatkan biaya (cost) sehingga tak efisien dan akhirnya juga berpengaruh negatif pada margin laba kotor gross profit margin).

Negosiator juga harus memahami faktor-faktor kunci dalam bernegosiasi sebelum melangkah ke tahap persiapan. Salah satunya adalah negotiation skill. Diakui Asep, keberhasilan negosiasi sangat ditentukan oleh faktor ini, yang juga memiliki sisi seni (art) yang menjadi ciri dari masing-masing negosiator. Ini sulit diformulasikan secara umum karena amat khas. Selain itu, keterampilan negosiasi ini amat bergantung pada situasi dan kondisi pihak yang diajak berunding sehingga amat relatif.

Namun, hanya mengandalkan satu faktor kunci ini saja, tak akan menghasilkan kesepakatan optimal. Perlu dukungan faktor-faktor kunci lainnya seperti kekuatan tawar perusahaan yang diwakili, plus komitmen serta profesionalitas seorang negosiator. Komitmen ini tercermin dalam sikap negosiator dalam banyak hal seperti kemampuan menolak tawaran yang dikategorikan "something under the table", ketepatan dalam memenuhi janji, serta kesetiaan dan kebanggaan pada corps, misalnya.

Dalam 3 bab terakhir barulah dijelaskan bagaimana mempersiapkan proses negosiasi retail, tips untuk sukses dan poin-poin penting dari trading term condition yang harus didapatkan retail negotiator saat berunding dengan supplier. Untuk mempersiapkan negosiasi, penulis tak luput menyoroti hal-hal sederhana, namun penting diketahui oleh para negosiator, seperti pentingnya mempersiapkan seluruh dokumen dan peralatan presentasi termasuk cadangannya bila ada alat yang tak berfungsi, cara cepat menghitung dengan kalkulator, hingga penetapan waktu yang tepat untuk berunding.

Terdiri dari 9 bab, buku yang relatif tipis ini "menarik dan padat gizi". Berdasarkan pengalamannya di dunia ritel selama hampir 10 tahun, Asep mampu menformulasikan hal-hal pokok dalam negosiasi sehingga mudah dipahami, diingat dan dijadikan panduan. Dalam Bab 8 contohnya, Asep menjelaskan poin kunci sukses bernegosiasi dengan konsep 8A, seperti avoid non-competence negotiator, actively listen, asking more question, dan 5A lainnya. Ini akan mudah dipahami dan diikuti oleh para pembaca. Tentu, buku ini akan terasa lebih lengkap bila contoh-contoh kasus konkrit di lapangan juga turut disertakan.

Memang, sebagian besar isi pokok dari buku ini bukan hal yang benar-benar baru. Namun, kemampuan penulis merangkumnya dalam bentuk tulisan teoritis yang ringkas, padat dan mudah dipahami, patut dipuji. Buku yang cocok dibaca oleh para retail negotiator maupun diintip oleh lawannva, para supplier negotiator, disimak peminat dunia ritel pada umumnya, serta pihak-pihak yang berkecimpung di dunia yang membutuhkan keterampilan bernegosiasi.

Sumber: Majalah Business Week (Tuesday, Aug 10, 2004) dalam Http://cybershopping.cbn.net.id/book2.asp?postid=143

Bab I PENDAHULUAN

2008-09-20T00:49:00.005+07:00

Negotiating Retail Trading Condition, sebuah fenomena baru

. . .
Dalam berhubungan dengan supplier global retailer memperkenalkan “cara-cara” baru yang cukup membuat “pening kepala” para supplier negotiator, yakni dalam pola hubungan yang lebih professional, egalitarian, dan sistematis serta teknik-teknik negosiasi yang sebelumnya relative jarang ditemukan. Sementara KAM mengaku surprised dengan teknik negosiasi dan trading term & condition yang diajukan para negotiator sebuah hypermarket, sewaktu penulis masih berkarir di sana. Patut diakui bahwa ini menimbulkan wacana baru bagi para KAM di Jakarta khususnya, apalagi ketika beberapa local retailer pun mulai menerapkan hal yang sama dengan direkrutnya beberapa ex-negotiator dari hypermarket tersebut.

Bagi perkembangan dunia retail nasional hal tersebut diatas merupakan angin segar, sementara bagi supplier dan atau distributor ini merupakan bad news. Pada beberapa waktu sebelumnya, kecenderungan yang ada adalah posisi superioritas supplier/distributor dalam negosiasi atau hubungan bisnis dengan retailer. Para supplier bisa dengan leluasa menetapkan tingkat harga dan trading term condition sesuai dengan yang diinginkan, serta dapat menikmati wholesaler’s margin yang cukup besar.

Memang pada saat itu kondisi pasarpun relative memungkinkan karena tidak adanya persaingan yang cukup tajam di antara retailer. Bahkan dengan adanya asosiasi pengusaha retail nampaknya seolah tidak ada masalah, karena pada dasarnya mereka pun masih dapat menikmati margin yang cukup. Namun dengan masuknya global retailers yang menerapkan harga jual kepada konsumen secara jor-joran dan local retailer pun terpaksa harus mengimbanginya, kondisi hubungan dengan supplier diatas mulai berubah. Tudinganpun mulai dilayangkan pada global retailer, bahwa kehadirannya menyisihkan eksistensi local retailer.
Padahal letak permasalahannya sebetulnya adalah ketidak-efisienan system distribusi nasional dikarenakan adanya dominansi supplier/distributor terhadap retailer pada segala tingkatan; mulai dari traditional/wet market, grocers/wholesaler, sampai HCO (high class outlet) atau modern market.

Bagi konsumen khususnya dan kondisi perekonomian umumnya, dampak positif yang terasa adalah tingkat harga barang secara keseluruhan menjadi relative lebih murah dari sebelumnya. Secara makro, memang dampaknya tidak sampai menurunkan tingkat inflasi secara nasional, namun bagi masyarakat perkotaan (Jakarta, khususnya) dampaknya cukup jelas. Seiring dengan “perang harga promosi” para retailer di media massa yang belakangan makin gencar disamping gencarnya promosi lewat mailer/brochure/leaflet, konsumen pun seakan diuntungkan karena bisa dengan mudah mendapatkan informasi tentang barang kebutuhannya dengan harga yang murah.

Bagi penulis, fenomena baru ini menggugah niatan untuk berbagi pengalaman tentang kiat-kiat negosiasi khususnya dalam dunia retail, dengan harapan bisa menjadi wacana yang turut menggagas pemikiran untuk akselerasi kemajuan dunia retail Indonesia menanggapi tantangan Retailing Revolution. Karena kondisi optimal dalam hubungan antara retailer dengan supplier sangat ditentukan oleh kepiawaian Retail Negotiator, disamping oleh besarnya business scale yang berarti juga besarnya purchase power.

. . .

Manfaat Buku ini
Buku ini dimaksudkan sebagai wacana bagi berbagai kalangan khususnya yang berkecimpung di dunia retail, apakah dari kalangan retail business-nya sendiri maupun dari kalangan supplier/distributor dan products principals. Sebagai wacana penambah wawasan dalam bidang retail, buku ini juga dapat digunakan oleh kalangan lainnya, seperti akademisi, pemerintahan yang terkait, pemilik dan peminat usaha kecil dan menengah (UKM) dan kalangan koperasi. Tidak menutup kemungkinan untuk mengambil manfaat dengan membaca buku ini bagi mereka yang sama sekali awam tentang dunia bisnis retail yang sebetulnya sangat dekat keberadaannya di sekitar kita.

Bagi yang termasuk dalam kalangan retailer dan berperan sebagai Retail Negotiator (Category Manager, Purchasing Manager, Category Buyer, Merchandise Manager, dan Merchandiser atau bahkan Business Owner) buku ini bisa dijadikan acuan ataupun perbandingan dalam menjalankan tugas mewakili perusahaan di meja perundingan. Bagi mereka yang berada di garis depan menjalankan operasional retail pun buku ini disarankan untuk dibaca. Bukan tidak mungkin pada suatu saat Anda dihendaki untuk menjadi negotiator mewakili perusahaan.
Sebagai lawan negosiasi Retail Negotiator, Anda dari kalangan Supplier Negotiator (KAM, NAM, Sales Manager, Branch Manager, Product Manager, Space Manager, Logistic Manager, dan sebagainya) pun bisa mengambil banyak manfaat dari buku yang sederhana ini.

. . .

Demikianlah sekelumit hal yang akan coba dikupas dalam buku kecil ini. Selamat membaca, mudah-mudahan bermanfaat bagi kita semua.